Startpagina / Blog / Self-billing via Peppol: de regels en hoe u eraan begint
Self-billing via Peppol: de regels en hoe u eraan begint
Kort samengevat
Self-billing (zelffacturatie) blijft toegestaan sinds de verplichte e-facturatie van 1 januari 2026. Er gelden twee voorwaarden: een voorafgaand akkoord tussen klant en leverancier, en een aanvaardingsprocedure voor elke factuur. De facturen gaan via Peppol, in een formaat dat speciaal voor self-billing bestaat.
Wat is self-billing?
Bij self-billing maakt de klant de factuur op in plaats van de leverancier. De klant weet immers al wat er geleverd werd en welk bedrag verschuldigd is, dus het is logischer dat hij de factuur opstelt.
Enkele voorbeelden waar dat vaak gebeurt:
- een landbouwcoöperatie die de melk of de oogst van haar leden factureert op basis van haar eigen wegingen;
- een platform dat zelfstandigen uitbetaalt voor opdrachten die via het platform liepen;
- een opdrachtgever die zijn onderaannemers factureert op basis van de gepresteerde uren of afgewerkte fasen.
De leverancier blijft juridisch degene die levert. Alleen het opmaken van de factuur verschuift naar de klant.
De twee voorwaarden van de FOD Financiën
De regels zijn met de verplichte e-facturatie niet veranderd. Self-billing blijft toegestaan op voorwaarde dat:
- er vooraf een akkoord is tussen beide partijen. Leg het schriftelijk vast: wie maakt de factuur op, op basis van welke gegevens, en hoe vaak.
- elke factuur aanvaard wordt door de leverancier. De leverancier moet elke factuur kunnen nakijken en goedkeuren. Een eenmalig akkoord bij de start volstaat dus niet voor alle latere facturen.
Hoe self-billing via Peppol werkt
Peppol heeft een apart formaat voor self-billing, de Peppol BIS Self-Billing. Het verschil met een gewone factuur zit in de richting: de klant verstuurt de factuur, en de leverancier ontvangt ze.
In het bestand zelf herkent een systeem een self-billing factuur aan een eigen typecode: 389 voor een factuur en 261 voor een creditnota. Dat zorgt ervoor dat beide boekhoudingen het juist verwerken. De klant boekt de factuur als aankoop, de leverancier als verkoop.
Is de leverancier het niet eens met een factuur? Dan neemt hij contact op met de klant, die een self-billing creditnota of een nieuwe factuur opmaakt.
Waar staan de termijnen?
Voor self-billing gold een aparte tolerantie tot en met 30 juni 2026. Wie kon aantonen dat zijn softwareleverancier de functie nog aan het inbouwen was, mocht self-billing facturen tijdelijk op een andere manier versturen, zonder boete.
Die tolerantie is voorbij. De FOD Financiën kan nog beslissen om geen boete op te leggen, maar alleen in uitzonderlijke omstandigheden en na een individuele analyse van het dossier. Dat gebeurt niet automatisch.
Waar begint u?
- Vraag uw softwareleverancier of hij self-billing via Peppol ondersteunt, zowel voor het verzenden als voor het ontvangen. Als klant verstuurt u, als leverancier ontvangt u. Kan uw pakket gewone Peppol-facturen aan, vraag dan apart na of het ook self-billing ondersteunt.
- Leg het akkoord schriftelijk vast met elke leverancier (of elke klant) waarmee u self-billing toepast.
- Spreek af hoe elke factuur aanvaard wordt. Bijvoorbeeld: een termijn om bezwaar te maken, wie bij de leverancier controleert, en wat er gebeurt bij een fout.
Waar valt tijd te winnen
Bij self-billing loopt het meeste werk via de aanvaarding: elke factuur nakijken, goedkeuren, inboeken. Met tientallen leveranciers of leden loopt dat snel op. Automatische verwerking is wettelijk niet verplicht, maar daar ligt de echte tijdwinst: de factuur vergelijken met uw eigen gegevens, de aanvaarding opvolgen en de boeking voorbereiden.
Voor de algemene regels van e-facturatie, zie ons artikel E-facturatie via Peppol: wat verandert er voor uw Belgische kmo?. Wilt u de aanvaarding en de inboeking automatiseren, kijk dan bij Tijd winnen.
Veelgestelde vragen
Mag ik nog self-billing toepassen sinds de verplichte e-facturatie?
Ja. De regels zijn niet veranderd. U hebt een voorafgaand akkoord nodig en een aanvaardingsprocedure per factuur, en de factuur gaat via Peppol.
Wie verstuurt de factuur via Peppol?
De klant. Hij maakt de factuur op in naam van de leverancier en stuurt ze naar diens Peppol-adres.
Moet de leverancier elke factuur apart goedkeuren?
Ja, elke factuur moet het voorwerp zijn van een aanvaardingsprocedure. Hoe die eruitziet, spreekt u samen af in het akkoord.
Wat als mijn software nog geen self-billing via Peppol kan?
De bijzondere tolerantie liep af op 30 juni 2026. Wie nu nog niet klaar is, kan zijn situatie voorleggen aan de FOD Financiën, maar een vrijstelling van boete is niet automatisch. Bespreek het snel met uw softwareleverancier.
Bronnen
- FOD Financiën, e-factuur, Algemene vragen over de B2B-verplichting, vragen over self-billing
- FOD Financiën, e-factuur, Einde van de algemene tolerantieperiode voor e-facturering, 07/04/2026
- OpenPeppol, Peppol BIS Self-Billing 3.0
Dit artikel geeft algemene richtlijnen, geen fiscaal advies. Uw boekhouder blijft de juiste persoon voor uw situatie.